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Management : Comment optimiser l'organisation du travail à distance ?

Publié par Julien Brogard le

Management : Comment optimiser l'organisation du travail à distance ?

Cette semaine, j'ai décidé de passer à la loupe ce sujet et de vous en fournir la "substantifique moelle" !

Une enquête menée par l'Observatoire du télétravail en 2018 indique que 86 % des managers constatent une augmentation de la productivité de leurs collaborateurs en télétravail. De plus, ils indiquent à hauteur de 84 %, l'augmentation de la qualité du travail produite.

Ok, mais pourquoi et comment ?

Le télétravail, une opportunité de travailler différemment !

Ce qui change ?

  • Perte de l'interaction naturelle (principe de “la machine à café”).
  • Perte de la supervision (heure de début et de fin du travail, comportement dans le travail, discipline…).
  • Environnement différent (chez soi ).
  • Equipe scindée entre les gens qui travaillent de chez eux et les autres sur site.

 

1) Dans un premier temps, il est important d' exposer les avantages (renforcement positif) pour les collaborateurs de ce mode de travail (qu'il soit forcé ou non) :

  • meilleure qualité de vie
  • souplesse
  • moins de fatigue
  • reconnaissance (confiance, autonomie)
  • économie (essence, transport…)
  • ressenti de faire un meilleur travail (travail bien fait car plus de temps et plus autonome).

 

2 ) Il faut mettre en place des mesures correctives pour accompagner le changement :

  • avoir une discipline personnelle plus rigoureuse qu’à l’habitude et le demander à ses collaborateurs (car il n’y a plus de supervision et environnement non professionnel).
  • continuer à fournir des objectifs et les adapter au mode de travail.
  • s’habiller comme si l’on allait au travail.
  • se lever aux heures de bureaux et garder le rythme / horaire, sinon 2 cas possibles, la sous productivité ou le burn out.
  • rester connecté et joignable pendant les heures de travail.
  • respecter ses engagements.
  • soigner son environnement de travail.
  • prévoir des “buffer”, se lever, aller dehors...

 

3 ) Quelques outils à mettre place :

  • Augmenter sa quantité de communication volontaire pour préserver la cohésion de groupe :

- il faut réaliser 1 contact téléphonique par jour (simple échange, informel) avec chacun des collaborateurs (pas de mail). On ressent des choses dans la voix invisible par mail.

- mise en place d'un appel téléphonique 1 fois par semaine (formel) de 30 min. Débriefe de la semaine échue et briefe sur la semaine à venir.

- faire une “machine à café virtuel” via zoom ou Skype. Le manager doit l'organiser et y assister tous les matins (exemple de 9 H à 9 H 15) . Pas de présence obligatoire des collaborateurs.

  • Structurer le travail pour consolider la confiance et favoriser la productivité :

- écrire un plan de journée, compartimenter sa journée (pause, repas…). Noter ce que l’on fait sur un agenda partagé. Minimum noter 3 choses importantes à faire dans la journée. 

- bilan fin de semaine le 15-5 (se fait en 15 min et se lit en 5 min) : Demander à ses collaborateurs de rédiger et de vous envoyer par mail :

Quelles sont les 5 tâches importantes que j’ai faiîtes cette semaine ?

Quelles sont les news que j’ai envie de donner à mon manager ?

Quelles sont les 5 tâches importantes que je prévois la semaine prochaine ?

 

4 ) La cerise sur le gâteau, profiter du temps dégagé par cette organisation du travail plus productive lorsqu'elle est organisée, par de l'autoformation. En effet, il existe beaucoup contenu académique ou officiel dédié au développement personnel et professionnel via internet. Profitez en pour vous documenter et permettre à votre entreprise d'être plus forte pour mieux gérer l'après crise !

 

N’hésitez pas à me contacter par message si cela vous intéresse d'échanger sur ce sujet par rapport à votre expérience en entreprise...

Bonne adaptation à tous !

 


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